Projektna dokumentacija

Tendee – E-razpisi

Tendee je spletna rešitev izvedbe razpisov, ki ustreza klasičnemu upravnemu postopku, saj od uporabnika še vedno zahteva klasično papirno oddajo vlog, vendar sedaj le v obliki kratkega povzetka na nekaj straneh. Prav tako celoten postopek posnema papirno verzijo razpisa in tudi potek klasičnega razpisa.

Drugačna je predvsem hitrost obdelave podatkov, saj so do določene mere obdelani že samodejno, predvsem pa ni potreben ponoven vnos v elektronsko obliko za potrebe vrtenja podakov, vpisovanja kriterijev, meril  in ročnega spajanja v sklepe in pogodbe.

Vgrajeni iskalec, ki je v vsakem pregledu drugače nastavljen, omogoča kar najhitrejšo odzivnost v primeru pritožb in vprašanj, v primeru navzkrižnih kontrol in preverjanja višine porabljenih sredstev na stopnji zahtevkov.

Vsi potrebni podatki razpisa so hranjeni v elektronski obliki in so povezani z unikatno šifro vloge, ki jo uporabnik pridobi ob oddaji vloge in je tudi sestavni del kotrolnega obrazca.

Prav tako so elektronsko vodene tudi dopolnitve, izdelava sklepov in pogodb, zahtevki itd. Uporabnik lahko razpisne obrazce vedno pregleduje in tiska, če tako želi, vendar oddaja v tiskani obliki ni veljavna.

Arhitektura rešitve

Vmesnik za uporabnika – USER  - Front End

  • registracija in prijava, spreminjanje gesla, osnovnih podakov
  • oddajanje vlog
  • dopolnjevanje vlog
  • oddajanje zahtevkov

Vmesnik za ocenjevalce – EDITOR  - Back Office

  • spremljanje razpisa
  • pregledovanje vlog, obrazcev, vlagateljev, kategorij
  • spreminjanje statusov  in vrednotenje vlog in obrazcev
  • vnašanje meril in komentarjev v posamezne programe
  • izdelava sklepov
  • izdelava pogodb
  • spremljanje in odobritve zahtevkov

Vmesnik za administratorja – ADMIN - Admin Tools

  • ustvarjanje razpisov
  • postavitev obrazcev
  • postavitev elementov v obrazce, preverjanj, pomoči
  • nalaganje dokumentov in povezovanje v obrazce
  • obveščanje uporabnikov
  • ustvarjanje šifrantov
  • povezovanje z zunanjimi šifranti
  • nastavljanje statusov razpisa
  • ustvarjanje pregledov po vlogah, obrazcih, programih, aktivnostih, panogah, starostnih kategorijah, lokacijah, tipih, …
  • povezovanje pregledov in ostalih elementov razpisa
  • postavitev dokumentov sklepov, pogodb, ki so za vsak razpis drugačni
  • redni backup podatkov


Glavni koraki poteka razpisa

  • Zajem vlog za programe
  • Preverjanje celovitosti vlog
  • Dopolnjevanje vlog
  • Ocenjevanje programov
  • Sklepi in pogodbe
  • Zajem zahtevkov za izplačilo


Podrobni koraki poteka razpisa

Registracija in prijava

  • Registracija z uporabo davčne številke in email naslova.
  • Preverjanje veljavnosti email naslova.
  • Avtomatsko pošiljanje uporabniškega imena in gesla.
  • Avtomatski vpis podatkov iz javnih baz AJPES, DURS in Banke Slovenije.
  • Dopolnitev in potrditev točnosti podatkov ob prvi prijavi.
  • Podatki se uporabljajo pri samodejnem izpolnjevanju prijavnih obrazcev.


Oddaja vlog

  • Razpis ima v časovnem intervalu  status ODPRTO – omogočeno je izpolnjevanje obrazcev in oddajanje vlog.
  • Uporabnik se prijavi in izbere razpis.
  • Pred izpolnjevanjem obrazcev za programe je potrebno izpolniti obvezne obrazce.
  • Izpolnjevanje prijavnega obrazca razpisa.
  • Izpolnjevanje obrazca izjav
  • Izponjevanje obrazca dokazil in prilog, kamor uporabnik izključno v elektronski obliki (skenirani dokumenti v pdf formatu), naloži vsa potrebna dokazila, diplome, priloge, konzorcijske pogodbe, potrdila, mnenja, …
  • Izpolnjevanje obrazcev po programih razpisa, kjer so programi združeni po obrazcih in so zahtevani podatki za te programe enaki.
  • Določeni programi poleg tekstovnih podatkov zahtevajo tudi pripenjanje dokumentov v pdf formatu.
  • Ustvarjanje vloge z izbranimi obrazci.
  • V eni vlogi so lahko vključeni vsi obrazci naenkrat.
  • Brisanje neposlane vloge vrne obrazce med odprte.
  • Oddaja vloge – spreminjanje in brisanje ni več mogoče.
  • Tiskanje kontrolnega obrazca in ovojnice.
  • Žigosanje, podpis in pošiljanje kontrolnega obrazca s priporočeno pošto do predpisanega roka oddaje vlog.
  • Razpis se samodejno zapre točno ob nastavljenem datumu in času in pridobi status ZAPRTO.


Ocenjevanje vlog

  • Razpis pridobi status OCENJEVANJE.
  • Pregledi po vlogah.
  • Odpiranje vlog.
  • Vpisovanje datumov prejema vlog, Lotus Notes številk.
  • Spreminjanje statusov vlog na prejeto.
  • Preverjanje celovitosti vlog
  • Preverjanje točnosti in ustreznosti podatkov prijavnega obrazca.
  • Preverjanje izjav.
  • Preverjanje dokazil in prilog.
  • Označitev popolnih, nepopolnih, zavrženih vlog.
  • Vpis komentarjev k nepopolnim in zavrženim vlogam.
  • Tiskanje in pošiljanje pozivov na dopolnitev.


Dopolnjevanje vlog

  • Razpis pridobi status DOPOLNJEVANJE.
  • Dopolnjevanje poteka v zakonsko določenem časovnem intervalu, kjer mora uporabnik vlogo dopolniti 3 dni po dvigu poziva na dopolnitev.
  • Uporabnik se prijavi in izbere razpis.
  • Obrazce, označene za dopolnitev, dopolni skladno z navodili v pozivu.
  • Po dopolnitvi zadnjega obrazca se mu razpis ponovno zapre.
  • Skladno s pravilnikom se sprejme dopolnitve oz. se vloga zavrne.
  • Vloge, ki pridobijo status popolno, gredo v nadaljno obdelavo programov.


Ocenjevanje programov

  • Razpis pridobi status OCENJEVANJE.
  • Pregledi po obrazcih in programih.
  • Pregledi po društvih, panogah, športih in starostnih kategorijah.
  • Kotrolni navzkrižni pregledi.
  • Prenos pregledov v excel za notranjo obdelavo in vrtenje po kriterijih.
  • Vnašanje vrednosti izračunanih meril za vsak posamezni program neposredno skozi pregledno tabelo.
  • Nastavljanje statusov programov glede na zbrano število točk.
  • Statusi so ločeni, glede na tip sklepa, ki bo sledil (status obrazca, denarja, lokacije).
  • Dodeljevanje sredstev glede na doseženo število točk.
  • Dodeljevanje lokacije glede na doseženo število točk.


Sklepi - denar

  • Sklepi Ugodeno, kjer so vsi programi ugodeni.
  • Sklepi Delno ugodeno, kjer so programi ugodeni in med njimi zavrnjeni ali zavrženi.
  • Sklepi Zavrnjeno, če je kakšen program zavrnjen in ni ugodenih programov.
  • Sklepi Zavrženo, če so vsi programi zavrženi.


Pogodbe – denar in trenerji

  • Pogodbe za črpanje sredstev na podlagi Ugodenih in Delno ugodenih sklepov.
  • Ločene tripartitne pogodbe med MOL-om, izvajalcem in posameznim trenerjem.
  • Ločene tripartitne pogodbe, kjer so prejemniki sredstev neposredno trenerji, kandidaturo pa vlagajo izvajalci programa.
  • Vse pogodbe vsebujejo vse potrebne identifikacijske številke (Lotus Notes, MFerat, FEP, finančne šifre), ki so potem vezni člen v zahtevkih.


Sklepi - lokacija

  • Sklepi Ugodeno, kjer so vsi programi ugodeni.
  • Sklepi Delno ugodeno, kjer so programi ugodeni in med njimi zavrnjeni ali zavrženi.
  • Sklepi Zavrnjeno, če je kakšen program zavrnjen in ni ugodenih programov.
  • Sklepi Zavrženo, če so vsi programi zavrženi.


Pogodbe - lokacije

  • Pogodbe za koriščenje prostora na podlagi Ugodenih in Delno ugodenih sklepov.
  • Tripartitne pogodbe med Upravljavcem, MOL-om in izvajalcem programa.


Zahtevki

  • Razpis pridobi status ZAHTEVKI.
  • Izponjevanje zahtevkov, ki so povezani na odobrene programe in omejeni na najvišji znesek, ki je odobren na programu.
  • Zahtevke je potrebno opremiti s kontrolnimi podatki za možni nadzor nad pravilnostjo izvajanja programov.
  • Potrebni podatki zahtevka so tudi šifre pogodb in FEP šifre za administracijo stroškovnih mest MOL.
  • Zahtevkom je potrebno priložiti skenirane račune.
  • Zahtevke vlagatelj vlaga na enak način kot programe.
  • Uporabnik lahko v eno vlogo vključi več zahtevkov hkrati.


Registracija in prijava
Registracija je narejena v treh korakih:

  • Registracija z uporabo davčne številke in e-mail naslova
  • Potrditev veljavnosti e-mail naslova s potrditvijo povezave, poslane v testnem e-mail sporočilu.
  • Prejem uporabniškega imena in gesla na potrjen e-mail naslov. Uporabniško ime je kar davčna številka.


V primeru lažne prijave upravičeni prijavitelj posreduje uradne podatke razpisodajalcu in se registracija uredi ročno. Prijavitelj dobi potrditveno elektronsko sporočilo in sledi navodilom.

Ob prvi prijavi mora uporabnik dopolniti manjkajoče podatke, ki niso sestavni del javnih podatkov baze AJPES in DURS, od koder Tendee samodejno prenese podatke na podlagi vnešene davčne številke. Tendee prav tako iz baze Banke Slovenije prenese podatke o odprtih TRR računih in bankah za vnešeno davčno številko.
Točnost podakov mora uporabnik potrditi in šele potem lahko nadaljuje z izpolnjevanjem vlog izbranega razpisa.

Uporabnik lahko v svoji kotrolni plošči spreminja podatke, ki niso uradno pridobljeni iz javnih baz. Teh podatkov uporbnik ne more spreminjati. V primeru sprememb v javnih bazah oz. je do sprememb prišlo kasneje oz. spremembe še niso vpisane v javne baze, so pa veljavne, spremembe lahko vnese EDITOR ali ADMIN.

Uporabnik lahko sam nastavi geslo.

V primeru spremembe nosilnega email naslova, kamor sistem pošilja sporočila in se uporablja tudi v primeru pozaljenega gesla, spremembo lahko uredi le skrbnik sistema in mora pred tem preveriti veljavnost in delovanje e-mail naslova.